Transição de gestão em condomínios: desafios e estratégias

Uma transição de gestão bem-sucedida no cargo de síndico de condomínio é essencial para manter a harmonia e a eficiência nas operações do dia a dia. Especialistas no assunto enfatizam a importância de um plano claro, que inclua a transferência de documentos e a comunicação transparente com os moradores.

Síndico profissional com 26 anos de experiência, Gerardo Majella Rocha de Assis comenta que a transição de gestão de um síndico para outro é um processo delicado, repleto de desafios. É fundamental garantir uma eficaz transferência de informações. Muitas vezes, detalhes específicos sobre o condomínio, como ações judiciais, fornecedores, contratos e questões pendentes, precisam ser compartilhados. Uma comunicação inadequada pode acarretar problemas futuros.

“O novo gestor deve ter uma compreensão completa do funcionamento do condomínio. Isso abrange o conhecimento sobre os moradores, regras, finanças, fornecedores e processos administrativos. A falta desse conhecimento pode levar a decisões inadequadas ou ineficientes’, afirma.

Ele comenta ainda que a resistência de alguns moradores à mudança de síndico também é um desafio, especialmente se o síndico anterior era bem-quisto. O novo ocupante do cargo pode enfrentar comparações com seu antecessor, o que exige habilidade para gerir expectativas e estabelecer uma relação de confiança.

“Uma comunicação eficaz com os moradores sobre o progresso da transição é fundamental para facilitar e acalmar quaisquer inquietações decorrentes das mudanças na administração. É importante ressaltar as conquistas do gestor anterior, bem como introduzir o plano de trabalho do novo síndico. Sempre deve-se estar disponível para esclarecer dúvidas e preocupações, promovendo um ambiente de transparência e construindo uma relação de confiança mútua entre todos os envolvidos. Para isso, é crucial utilizar canais de comunicação eficientes, como reuniões presenciais, comunicados e ferramentas digitais, visando a disseminação de informações pertinentes entre os moradores. O sucesso de uma transição de síndicos depende, em grande medida, de uma comunicação que seja não apenas clara, mas também empática e transparente”, recomenda.

É preciso entender a natureza da transição

Com mais 41 anos de experiência em administração condominial, o especialista Antônio Aloísio Meireles explica que, antes de tudo, é preciso compreender claramente a natureza da transição de gestão. Nos condomínios, é prática comum a posse do síndico eleito ocorrer imediatamente. Não é costumeiro estabelecer um prazo para tal posse em Assembleias. Normalmente, durante a própria reunião, o síndico atual e o recém-eleito acertam uma data e hora para a transferência completa da documentação.

Esse processo é simplificado quando o síndico que está deixando o cargo reside no próprio condomínio. No caso de síndicos profissionais que concluem seu mandato, é importante organizar cuidadosamente essa transição, a menos que o contrato entre o profissional e o condomínio já especifique como isso deve ser feito.

Frequentemente, na Assembleia, o síndico que está saindo já fornece um panorama da situação administrativa e financeira do condomínio, uma informação que pode ser confirmada pelos membros do conselho presentes. É aconselhável registrar esses dados na ata da reunião, transformando-a em um eficaz meio de comunicação ao ser distribuída.

“O novo síndico, uma vez plenamente informado, pode comunicar-se com os moradores, um processo facilitado em edifícios residenciais, onde os avisos podem ser colocados no elevador. Entretanto, devido às normativas legais de diferentes níveis, os elevadores já estão frequentemente saturados de avisos, o que pode fazer com que novas comunicações se percam nesse mar de informações. Em uma era que preza pela sustentabilidade, distribuir avisos impressos para cada unidade não é uma prática recomendada. Atualmente, uma alternativa viável é o uso de aplicativos de mensagens para criar um canal direto com todos os residentes, embora isso não assegure a alcançar a totalidade dos moradores”, comenta.

Bom senso e planejamento

Meireles ressalta que, embora não seja possível adquirir nas farmácias ou supermercados e possa parecer clichê, é crucial que a transição seja norteada pelo bom senso das partes envolvidas. Comentários negativos por parte do gestor atual sobre a falta de conhecimento ou preparo técnico do seu sucessor, ou deste último sobre a desorganização da documentação recebida, por exemplo, podem desencadear conflitos que podem extrapolar os limites administrativos e afetar as relações de vizinhança, levando à formação de grupos opostos dentro do prédio que não contribuem para um processo de transição harmonioso.

“Isso não significa que as observações sobre os procedimentos administrativos atuais e futuros, que possam causar problemas, não devam ser destacadas. É essencial distinguir as questões surgidas por falta de conhecimento técnico daquelas provocadas por má intenção. Em momentos como esse, um recurso muitas vezes esquecido, mas que pode e deve ser mobilizado para facilitar essa transição, é o conselho, seja ele fiscal ou consultivo. Geralmente, nas Assembleias, são esses conselhos que fornecem as bases para que os demais moradores possam aprovar as contas da gestão do síndico que está concluindo seu mandato”.

Entenda quais são os desafios legais

A transição entre gestões também envolve desafios legais. O jurista Douglas Oliveira explica que, em determinadas situações, a chegada de um novo gestor ao condomínio pode significar um momento de mudança de paradigmas. Esse novo gestor introduz uma perspectiva inédita, distinta da até então predominante. No entanto, é essencial moderar o ímpeto de tomar iniciativas imediatas e proceder com cautela. Esse processo inclui a identificação minuciosa dos documentos e registros do condomínio para obter um entendimento completo sobre as ações realizadas pelas gestões anteriores. Isso abrange contratos ativos, débitos existentes, potenciais conflitos entre moradores, gestão de funcionários e fornecedores, e possíveis litígios.

“Também é fundamental verificar se foram feitas as adequações necessárias em resposta a mudanças legislativas relevantes, como, por exemplo, a adoção das medidas exigidas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)”, explica.

Para garantir que o novo síndico esteja plenamente informado sobre as questões jurídicas e administrativas do condomínio, é aconselhável organizar reuniões de transição com o síndico anterior e a administração do condomínio. Durante essas reuniões, deve-se elaborar um “Termo de Transferência de Gestão”, que formalize e detalhe todos os documentos entregues ao novo síndico, assegurando que eles refletem todas as obrigações e responsabilidades do condomínio. Essa prática visa prevenir desculpas como: “eu passei todas as informações” ou “eu não estava ciente disso quando assumi”, facilitando a clareza e a precisão das informações, minimizando conflitos e contribuindo para o bem-estar coletivo.

“Em certos casos, pode ser prudente a consulta a um advogado especializado em direito condominial para revisar a situação jurídica e os documentos do condomínio”, recomenda Douglas.

Por: Gabriel Menezes