Inclusão das informações de ações trabalhistas no eSocial

O Decreto Federal n°8373 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), em 2014. Através desse sistema, os empregadores comunicam ao governo as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio e escriturações fiscais sobre o FGTS. 

No entanto, a plataforma do eSocial passou por algumas atualizações no início do ano, como o lançamento de novos eventos relacionados aos processos trabalhistas, e o marco temporal para o envio desses processos será a partir de 1º de abril. Isso significa que devem ser enviados processos trabalhistas cujas decisões transitaram em julgado do dia 1° de janeiro de 2023 em diante; acordos judiciais homologados a partir desta mesma data; processos cujas decisões homologatórias dos cálculos de liquidação foram proferidas a partir dessa mesma data, mesmo que seu trânsito em julgado tenha ocorrido em data anterior; ou seja, são dados de praticamente todas as condenações definitivas na Justiça do Trabalho. Também será obrigatório informar acordos firmados com ex-empregados. 

As empresas também terão que informar dados dos processos em que foram condenadas de forma solidária ou subsidiária. Também serão exigidas informações sobre o período em que o funcionário trabalhou na empresa, remuneração mensal, pedidos do processo e o que diz a condenação, além da base de cálculo do FGTS e da contribuição previdenciária. O prazo para que as empresas apresentem essas informações termina no 15º dia do mês subsequente à decisão ou ao acordo homologado.

Na opinião da advogada Fernanda Alcântara, as mudanças vão acelerar as declarações de informações referentes a processos judiciais trabalhistas, aumentando a segurança de todo o processo e melhorando a qualidade das informações prestadas, mas é preciso que as empresas tenham uma boa assessoria jurídica para que não transmitam informações erradas.

“O empregador deve informar sobre o período em que o funcionário trabalhou na empresa; remuneração mensal; pedidos do processo e o que diz a condenação, além da base de cálculo do FGTS e da contribuição previdenciária. Isso impacta a rotina do RH e jurídico, já que altera a forma como são tratadas as informações de reclamatórias na Justiça do Trabalho, devendo serem prestadas com total segurança”, afirma a advogada.

Segundo as regras do manual da nova versão do eSocial (Versão S-1.1), as empresas deverão registrar casos — ações e acordos celebrados nas Comissões de Conciliação Prévia (CCP) e nos Núcleos Intersindicais (Ninter) — concluídos a partir de 1º de janeiro de 2023. 

A atualização do sistema traz quatro novos eventos:

S-2500: É o evento do eSocial que registra as informações de processos trabalhistas, bem como demandas e acordos junto ao CCP ou NINTER.

Prazo: Até o dia 15 do mês subsequente ao trânsito em julgado da decisão. 

Chave: A identificação do evento será feita pelo seguinte conjunto de dados: CNPJ/CPF do declarante, CPF do trabalhador e número do processo.

Pré-requisitos: envio do evento S-1000, além das retificações e inclusões de eventos relacionados ao trabalhador, conforme orientações do Manual de Orientação do eSocial (MOS).

S-2501: Neste evento serão declarados os valores do imposto sobre a renda da pessoa física e das contribuições sociais previdenciárias, inclusive as destinadas a terceiros, reconhecidas por determinação judicial.

Prazo: Até o dia 15 do mês subsequente ao pagamento.

Chave: CNPJ RAIZ/CPF do declarante, número do processo e a competência do pagamento.

Atenção: Deve ser enviado um evento S-2501 para cada processo trabalhista, independentemente do número de trabalhadores incluídos nesse processo como parte. Se houver parcelamento, deverá ser gerado um evento para cada parcela quitada.

S-3500: Por meio deste evento é possível excluir/cancelar os registros S-2500 ou S-2501, enviados indevidamente.

Prazo: Sem prazo definido.

Chave: Recibo de entrega, CPF do trabalhador e dados do evento a ser excluído.

Atenção: O formulário em questão não retifica as informações, trata-se da exclusão dos eventos S-2500 ou S-2501 de maneira definitiva (torna sem efeito esses eventos). Assim, quando utilizado, é preciso enviar novamente todas as informações no eSocial. 

S-5501: É um evento de retorno do eSocial para o evento de S-2501, com foco em mostrar ao declarante, com base nas informações transmitidas, os tributos apurados, as contribuições sociais previdenciárias, as contribuições devidas a outras entidades e fundos e o imposto sobre a renda da pessoa física retido na fonte.

Com essas novidades, as informações relacionadas aos processos trabalhistas chegarão ao Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) com mais agilidade, garantindo a atualização dos dados na carteira de trabalho digital dos empregados e de todos os órgãos e entidades do governo federal que fazem parte desse projeto. 

Alessandra Inacio, da empresa Dedica Saúde, especializada na prestação de serviços dedicados à saúde para pessoas físicas e jurídicas, o foco das novas informações exigidas pelo eSocial é nos processos judiciais, mas que a área de saúde e segurança do trabalho acaba sendo impactada porque possui dados exigidos pelo sistema e prazos que precisam ser cumpridos, sob pena de multas às empresas/condomínios. 

“Os dados precisam ser enviados pelo responsável do pagamento da condenação, que pode ou não ser o empregador (ex.: responsabilidade subsidiária ou solidária). Porém, importante alertar que, temos recebido com muita frequência em nossa empresa síndicos e administradores de condomínios que ainda não sabem da existência do eSocial e sequer foram orientados por seus contadores”, afirma.

Atualmente, os processos trabalhistas são comunicados por meio da GFIP-650 e GFIP-660, que é a guia de recolhimento do FGTS e de informações à Previdência Social, que contém as informações de vínculos empregatícios e remunerações, bem como reconhecimento de vínculos, acordos, dissídios, convenções coletivas, entre outros.

Alessandra comenta ainda que, o envio dessas informações torna-se mais completo e requer atenção por parte do setor de recursos humanos, pois os eventos deverão ser lançados de acordo com os dados do processo trabalhista. “Acredito que este seja um novo passo para a transformação digital nos processos de gestão de pessoas e relacionamento com a Justiça do Trabalho, haja visto que os novos eventos contribuirão para otimizar a fiscalização das empresas por meio do cruzamento de dados”, finaliza.

Por: Juliana Marques