O que você, síndico de primeira viagem, precisa saber antes de assumir a gestão de um condomínio?

Gabriel Menezes

A incumbência de assumir o papel como síndico de um condomínio é uma jornada repleta de obstáculos e descobertas para aqueles que decidem encarar essa responsabilidade pela primeira vez. Desde reuniões nem sempre tranquilas até questões administrativas complexas, os novos gestores se veem imersos em um mundo onde cada escolha pode moldar completamente o ambiente, para mal ou para bem. 

Nessa trajetória inexplorada, eles precisam aprender a balancear as demandas dos moradores, lidar com imprevistos e, acima de tudo, a habilidade de conciliar interesses diversos em busca da harmonia condominial. Profissionais que passaram por essa experiência falam sobre pontos importantes para conseguir firmar-se na função. 

Síndico profissional há pouco mais de dois anos, Enrique Antonioni Moraes Affonso começou de forma despretensiosa na função e acabou se apaixonando. No início, o seu objetivo era apenas ajudar no condomínio onde morava na época. No primeiro ano, ele foi conselheiro e, já no ano seguinte, se elegeu síndico.

Mais tarde, ele teve a oportunidade de atuar por dois anos como conselheiro de um condomínio clube com seis torres e quatrocentas e oitenta unidades, uma verdadeira cidade, onde adquiriu outra vivência enriquecedora. Foi nesse momento que percebeu a necessidade de buscar mais conhecimento, concluindo seu primeiro curso de formação de síndico profissional. Ele não parou por aí e se profissionalizou na área:

“O processo para me tornar síndico profissional foi muito natural. Conforme eu ia assumindo novas responsabilidades, a busca por mais conhecimento crescia e quando percebi já estava matriculado no primeiro curso de formação. Desafios existem e sempre existirão, mas quando fazemos algo que temos paixão, tudo fica mais prazeroso”, conta Moraes, que fez a formação como Gestor de Propriedades Urbanas, pelo GPU. 

A sua primeira experiência no cargo foi em um condomínio recém-entregue pela construtora, com mais de sessenta casas e recursos limitados, tanto em termos de pessoal quanto financeiros. “Não tínhamos uma vida financeira boa e os moradores cobravam por melhorias. Então, busquei um escritório de advocacia para me auxiliar na cobrança das cotas condominiais não pagas pela construtora referente às unidades não vendidas. Com os recursos apurados, conseguimos realizar todas as melhorias solicitadas e ainda aumentamos o valor do fundo de reservas do condomínio. No final, todos ficaram felizes, pois tiveram suas solicitações atendidas sem a necessidade de criação de cotas extras”. 

Para aqueles que pretendem seguir por este caminho, ele aconselha:  “Primeiro, entenda se realmente você se identifica com o trabalho de síndico. Em seguida, busque conhecimento contínuo, pois a cada dia surge um novo desafio. E digo aos que estão chegando: Se você busca uma carreira em contínuo movimento e evolução, seja síndico profissional”. 

A balança entre demandas urgentes e finanças em dia

Graduado em administração de empresas e especialista em psicologia organizacional do trabalho, Pedro Soares Gomes se tornou síndico profissional há pouco mais de um ano e hoje é sócio de uma empresa na área, a SP Assessoria Condominial. Ele conta que já tinha 13 anos de experiência nas áreas de educação e projetos quando decidiu seguir por esse novo caminho:

“O convite para ingressar na área de síndico profissional surgiu como uma oportunidade empolgante. Embora meus olhos brilhassem de entusiasmo, também experimentei insegurança e medo diante da falta de experiência neste campo. Mas encontrei o impulso necessário para enfrentar esse desafio de frente ao concluir o curso de Gestor de Propriedades Urbanas, oferecido pelo GPU. Atualmente, estamos gerenciando com sucesso oito condomínios no Rio”, conta. 

Ele comenta que um dos primeiros desafios na função ocorreu num condomínio em Copacabana, que contava com diversas demandas de obras e manutenções urgentes, mas o saldo financeiro estava no negativo:  Uma obra urgente era a restauração da marquise do prédio, que havia soltado um pedaço de reboco de aproximadamente 2 kg na rua, quase atingindo uma pessoa. 

“Ao assumirmos a gestão, procuramos orçamentos para a restauração, obtendo rapidamente propostas de empresas sérias. Realizamos uma Assembleia para aprovar o orçamento e definir o pagamento, considerando o saldo negativo do condomínio e inadimplências. Obtivemos sucesso na Assembleia, concluímos a obra e agendamos a vistoria para obter o laudo do órgão competente. Atualmente, equilibramos as finanças do condomínio, reduzindo a inadimplência em 76%”.

O poder de transformar uma comunidade 

Renan de Oliveira Ferreira é síndico profissional há um ano e iniciou a sua carreira nesta área logo assumindo um condomínio de grande porte, com mais de 500 unidades. A partir daí, ele entendeu que precisaria se especializar e buscou aprimoramento com cursos, incluindo um MBA em gestão condominial, e uma pós-graduação em planejamento empresarial e gestão de pessoas. Também passou a participar de congressos de síndicos, construindo uma sólida rede de contatos. 

“A jornada, embora tenha começado com certo receio, revelou-se incrível à medida que pude colocar em prática tudo que aprendi. Receber feedbacks positivos e perceber a transformação positiva na comunidade reforçaram o valor dessa experiência”, comenta. 

Ele conta que logo no primeiro condomínio, deparou-se com uma situação desafiadora relacionada à previsão orçamentária. Ao analisar as finanças logo após a eleição, ficou evidente que o condomínio enfrentava déficit por dois anos e meio consecutivos, gastando mais do que arrecadava, utilizando o fundo de reserva de forma insustentável.

“A previsão orçamentária estava completamente furada, e seguir o mesmo caminho do síndico anterior teria levado o condomínio à falência. Diante desse cenário crítico, tomei medidas imediatas. Realizei um ajuste cortando o quadro de funcionários, que representava 60% dos gastos ordinários, e fiz ajustes em contratos, além de estabelecer parcerias com fornecedores, buscando descontos”, explica. 

Com o tempo já adquirido na área, ele diz que percebeu algo importante: “Condomínios, frequentemente, envolvem disputas de egos, e o encanto pelo mundo da gestão condominial pode te deixar cego para os desafios interpessoais. Lembre-se constantemente de manter um equilíbrio, apreciando a jornada”. 

Desenvolvimento pessoal é fundamental 

Com mais de duas décadas de experiência na área e professora no curso de capacitação de gestores condominiais da Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (ABADI), Ana Rosa Tarsitano afirma que não é necessário um investimento financeiro significativo para se tornar um síndico profissional. No entanto, é essencial investir tempo no desenvolvimento pessoal, com muito estudo.

“Antes de participar da Assembleia de eleição, estude a Convenção. Reúna-se presencialmente com alguns condôminos, conheça o empreendimento e compreenda as frustrações dos moradores. Planeje uma gestão que possa atender às expectativas deles. Acima de tudo, seja franco. Quando houver limitações para atender essas expectativas, deixe claro que elas existem. Muitas vezes, vale mais não fechar o contrato imediatamente, mas tornar-se um exemplo de ética e transparência para ser lembrado no futuro. Pense em uma proposta que o diferencie no mercado, mas que seja possível cumpri-la. Lembre-se, a confiança é essencial”. 

Além disso, ela destaca que é preciso ter principalmente perseverança. “Aprenda com os ‘nãos’. Identifique o que precisa ser aprimorado no discurso, na apresentação e na proposta dos contratos. Treine em frente ao espelho, tanto para se apresentar com segurança quanto para olhar nos olhos das pessoas e falar de maneira firme”. 

Ana salienta também que a compreensão da legislação sempre será um diferencial na tomada de decisões de forma mais assertiva aos condomínios. É comum que os síndicos, com o objetivo de gerar melhorias, eventualmente não tenham atenção às consequências de uma decisão que não atenda a legislação. Ocasionalmente, isso pode acarretar em alguma deliberação à possível impugnação ou questionamento legal. 

“A realidade é que todas as tomadas de decisões devem ser amparadas pelas leis vigentes, sejam quanto às questões operacionais, de pessoal, e até mesmo tributárias. O desenvolvimento acelerado de empreendimentos imobiliários com características de clube tem impulsionado mudanças rápidas na legislação que os rege. Nesse contexto, o síndico deve dedicar atenção constante para estudar e compreender as necessidades de conformidade do condomínio que administra, a fim de evitar riscos para os condôminos”. 

A especialista frisa que um dos maiores desafios do dia a dia dos síndicos é garantir a participação de condôminos nas tomadas de decisões do empreendimento. Isso acontece por alguns motivos. Dentre eles, a indisponibilidade para reuniões, mas principalmente porque o ambiente onde acontecem essas reuniões pode ser conflituoso e prolixo.

Tendo em vista que o mandato do síndico é de um a dois anos, de acordo com a Convenção, vale a pena desenvolver estratégias para se aproximar dos condôminos a fim de sensibilizá-los sobre seu planejamento de gestão. Para isso, Ana Rosa aconselha que é possível utilizar alguns recursos, como carta de apresentação com proposta de gestão, informativos periódicos sinalizando as principais realizações e tratativas em andamento, grupo de transmissão no WhatsApp, e o que garante maior resultado, reuniões informais e eventos.

“Vale a pena o gestor condominial inserir em seu planejamento um tempo de dedicação para escutar quais as principais expectativas dos condôminos e funcionários, avaliando o que pode ser desenvolvido para garantir a satisfação. Vale lembrar que quando alguma expectativa é inatingível, o feedback ao condômino é fundamental para que ele tenha conhecimento que houve a avaliação das possibilidades em atendê-lo. Esse cuidado propicia que nosso desempenho profissional seja reconhecido e facilita a renovação do mandato”.